Datenschutzordnung
Nr. 1 – Grundlage
Der Vorstand hat die Vereinsordnung nach § 13 Absatz 2 Nr. 2 beschlossen und im Monat Februar 2024 bekannt gegeben. Die Vereinsordnung tritt zu sofort in Kraft. Im Dezember 2024 wurde der Zweck nach Nr. 4e angepasst, indem die Nutzung der Handy -Nr. für eine WhatsApp-Broadcast-Funktion gestrichen wurde.
Nr. 2 – Erfüllungszweck
Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins werden unter Beachtung der Vorgaben der EUDatenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder im vom Verein verwendeten EDV-System verarbeitet.
Nr. 3 – Erhobene Daten
Dazu werden mit dem Beitritt eines Mitglieds folgende Daten im Rahmen der Mitgliederverwaltung erhoben:
1. Notwendige Daten sind
a) Nachname,
b) Vorname
c) Adresse und
d) Bankverbindung (IBAN).
2. Optionale Daten sind
a) Geschlecht,
b) Geburtsdatum,
c) Hochzeitsdatum,
d) Haus-Telefon-Nr. und
e) Handy-Nr. und
3. Grundsätzlich optionale Daten:
a) Email-Adresse.
Nr. 4 Zwecke der Datenerhebung der Optionalen Daten
a) Geschlecht: Ist nur notwendig, wenn mal ein direktes Anschreiben seitens des Vereins kommen sollte. Wenn hier nichts angeben wird, wird ein mögliches direktes Schreiben ohne Anrede kommen.
b) Geburtsdatum: Um als Verein der Aufgabe zur „Aufmerksamkeit für persönliche Anlässe“ entsprechend der Nr. 3a der Ehren- und Jubiläumsordnung zu reagieren ist das Datum notwendig.
c) Hochzeitsdatum: Um als Verein der Aufgabe zur „Aufmerksamkeit für persönliche Anlässe“ entsprechend der Nr. 3b der Ehren- und Jubiläumsordnung zu reagieren ist das Datum notwendig.
d) Haus-Telefon-Nr.: Diese Angabe ist notwendig, um kurzfristig Kontakt aufnehmen zu können. Gerade auch bei der Aufgabenerfüllung für „Aufmerksamkeit für persönliche Anlässe“ entsprechend der Nr. 3 der Ehren- und Jubiläumsordnung ist diese Angabe notwendig, um das Vorgehen abzusprechen.
e) Handy-Nr.: Diese Angabe ist 1.) notwendig, um kurzfristig Kontakt aufnehmen zu können; vor allem, wenn keine Haus-Anschluss-Nummer bekannt ist. Gerade auch bei der Aufgabenerfüllung für „Aufmerksamkeit für persönliche Anlässe“ entsprechend der Nr. 3 der Ehren- und Jubiläumsordnung ist diese Angabe notwendig, um das Vorgehen abzusprechen. Der Verein ist verpflichtet die Nr. nicht für einen anderen Zweck (z.B. für die Einrichtung einer WhatsApp-Gruppe) – ohne vorherige Zustimmung – zu nutzen. Bei der Datenabgabe kann das Mitglied bestimmen, ob die Nr. für beide Zwecke genutzt werden kann.
f) Email-Adresse: Erfolgt ein Mitgliedsantrag und die erstmalige Abgabe der Daten nach Inkrafttreten der Datenschutzordnung über das Formular auf der Internetseite ist die Abgabe der Email-Adresse zur Nachvollziehbarkeit verpflichtend. Darüber hinaus ist die Angabe der Email-Adresse optional: Der Verein verstärkt die Email-Verkehr-Funktion. Emails werden über die sogenannte „Carbon Copy“-Funktion verteilt. Das heißt, dass kein Empfänger die Email-Adresse einer anderen Person erfährt. Weiterhin kann die Email-Adresse für eine direkte Kommunikation verwendet werden. Wird die Email-Adresse abgegeben, kann das Mitglied die direkte Kommunikation ablehnen
Nr. 5 – Rechte der Vereinsmitglieder
Soweit die in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen vorliegen, hat jedes
Vereinsmitglied insbesondere die folgenden Rechte:
das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO,
das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO,
das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO,
das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO,
das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO
das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO.
Nr. 6 – Pflichten des Vereins
Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.
Nr. 7 – Änderungen
Für Änderungen ist der Vorstand des Vereins verantwortlich. Die Mitgliederversammlungen kann Änderungen vorschlagen.
Nr. 8 – Übergangsbestimmungen
Zur Bereinigung des Datenbestandes werden alle Daten entsprechend der Datenschutzordnung neu abgefragt. Der alte Datenbestand wird nach Neuabgabe der Daten gelöscht.